Procesanalyse & Routepartner-dashboard voor Happen en Trappen
Happen en Trappen, aanbieder van culinaire fietstochten, vroeg ons om hun interne processen te analyseren en te adviseren over automatisering. We leverden een concreet verbeterplan en een prototype van een partnerdashboard op.
Happen en Trappen
Nederland
Recreatie
Rapportages & Dashboards
Hoe Stacktronix Happen en Trappen hielp hun partnerproces te optimaliseren met gericht advies en een interactief dashboardprototype.
Bij Happen en Trappen nemen jaarlijks tienduizenden deelnemers deel aan culinaire fietsroutes. Deze routes worden samengesteld uit samenwerkingen met ruim 850 horecapartners. De organisatie werkte met een mix van Excel, mailverkeer en telefonische afstemming om routes, beschikbaarheden en wijzigingen te verwerken. Deze werkwijze was foutgevoelig en vergde veel handmatig werk van het interne team.
Uitdagingen: Waar liep Happen en Trappen tegenaan?
Om verdere groei mogelijk te maken en de interne werklast te verlagen, wilde Happen en Trappen inzicht in waar de grootste winst te behalen viel. Daarbij stonden een aantal kernvragen centraal:
- Welke processen zijn te automatiseren?
- Hoe kunnen we restaurants beter betrekken en ontzorgen?
- Hoe krijgen we grip op wijzigingen in routes en beschikbaarheid?
Beperkte flexibiliteit
Last-minute wijzigingen in planning of bezetting konden moeilijk verwerkt worden, wat impact had op de klantervaring.
Versnipperde informatie
Data over routes, reserveringen en wijzigingen stond verspreid over Excel-bestanden en inboxen, zonder centrale structuur.
Handmatige afstemming
Beschikbaarheid van restaurants werd via mail en telefoon afgestemd, wat leidde tot fouten en extra werkdruk voor het team.
Onze oplossing
Onze aanpak
We zijn gestart met een procesanalyse van de afdeling die partnercommunicatie, routebeheer en klantreserveringen beheert.
Interviews met medewerkers en betrokken horecapartners
Analyse van tools en dataflows (Excel, Outlook, telefoon, CMS)
Visueel uitwerken van de huidige processen en knelpunten
Workshop met stakeholders voor validatie en oplossingsrichting
Resultaat van de analyse
De analyse bracht o.a. volgende knelpunten aan het licht:
- Veel dubbel werk (bv. beschikbaarheid in Excel én in CMS bijhouden)
- Geen realtime inzicht in beschikbaarheid van restaurants
- Partners ervaren onduidelijkheid over hun reserveringen en planning
- Wijzigingen in routes leverden vaak last-minute handwerk op
Het advies
Op basis van de analyse stelden we een adviesrapport op inclusief oplossingsrichting. Hieruit kwam één duidelijke prioriteit:
Een partnerportaal (dashboard) waar restaurants:
- Zelf hun beschikbaarheid kunnen beheren
- Inzicht krijgen in geplande deelnemers
- Last-minute wijzigingen kunnen doorgeven
- Communicatie centraal kunnen terugvinden
We ontwikkelden een low-fidelity prototype van dit dashboard in Figma, inclusief flow en schermontwerpen. Dit werd gepresenteerd aan het team én getest met enkele horecapartners.
Behaalde resultaten
"Dankzij Stacktronix hebben we nu duidelijk inzicht in onze processen én een concreet plan om slimmer samen te werken met onze horecapartners."
Rob Aarts – Happen en Trappen
Andere casestudies
Bekijk alle casestudies
Sportstuif maakt impact met datagedreven inzichten.
Sportstuif, een organisatie die sport- en vrijetijdsactiviteiten aanbiedt, schakelde ons in om hun data te centraliseren en inzichtelijke rapportages te ontwikkelen.
Automatisering vastgoedinspecties vastgoedbeheerder.
Een toonaangevende vastgoedbeheerder schakelde Stacktronix in om hun vastgoedinspectieprocessen te moderniseren en efficiënter te maken met een op maat gemaakte digitale oplossing.
Klaar om jullie transformatie te ondergaan?
Sluit je aan bij 50+ bedrijven die reeds getransformeerd zijn in samenwerking met ons.
Laten we beginnen